Nominaciones ambiguas de los archivos, sucesión de versiones o distribución errónea de las carpetas, son prácticas que ralentizan la productividad en el trabajo y rebajan los niveles de eficiencia.
La falta de organización de tu ordenador personal y las carpetas compartidas es un problema común que afecta diariamente a millones de usuarios en los centros de trabajo. No es una cuestión que repercuta sólo en el empleado que hace uso habitual de ese ordenador, sino también en aquellos compañeros que, en su ausencia, requieran acceder a uno de los archivos del terminal.
Desde el instituto Kaizen proponen aplicar su método a la organización digital de cada uno en su puesto de trabajo. Aclarar, para quienes escuchan por primera vez hablar del Kaizen, que, a grandes rasgos, se trata de una metodología de inspiración oriental que persigue la optimización de organizaciones de todo tipo, empezando por las tareas más rutinarias. Vamos, el paso a paso que diría Simeone.
Problemas de la desorganización del PC
Tener organizado el ordenador es crucial, no sólo porque eleva los niveles de productividad sino también porque evita situaciones de estrés a la hora de localizarlos. Todos recordaremos algún momento de tensión temiendo haber borrado erróneamente algún archivo que necesitamos identificar inmediatamente.
Pero más allá de facilitar el día a día laboral, una buena gestión del PC aumenta también la velocidad del procesamiento del equipo y aumenta su longevidad. Liberar espacio en el disco duro de forma periódica o desfragmentarlo de vez en cuando son prácticas recomendables.
Soluciones
La máxima es que una buena organización de tu ordenador debe ser evidente desde el momento en que se enciende, tanto para ti como para quien entra por vez primera. Es lo que en el Instituto Kaizen denominan la normalización del layout del escritorio, estandarizando criterios que comparta toda la organización. Así que seguiremos esos primeros pasos que el método Kaizen considera imprescindibles, aunque la máxima sería “orientar hacia una estructura con lógica de búsqueda futura”.
El escritorio: La tendencia es dejar en el escritorio las carpetas con las temáticas de uso frecuente o las que contienen algún asunto pendiente. Vale, si no son muchas, pero el problema surge cuando se abren demasiadas y cuando el escritorio se convierte en ese cajón de sastre en el que vas soltando todos los documentos que te has descargado de interés porque a bote pronto te han parecido interesantes aunque “ya los leeré otro día con tiempo”. Lo normal es no volver a abrirlos hasta que no transcurren unos días o semanas para eliminarlos inmediatamente porque dejan de parecerte útiles. El salvapantallas puede ser otra causa de distorsión, sobre todo cuando recurrimos a esos de muchos colorines en los que apenas contrastan los iconos.
Conviene también recordar que cuando se produce algún fallo en el ordenador son los archivos del escritorio los que se pierden más fácilmente así que, para cosas importantes, mejor seguir una ruta.
Los ficheros: Definir un criterio para toda la organización de nombramiento de los ficheros. “Los nombres de los ficheros deben facilitar la herramienta de búsqueda”, advierten. En esta misma línea recomiendan huir de nomenclaturas ambiguas u otras que conducen a la duplicidad de los documentos como es el caso de los que encabezamos con “nuevo”, “antiguo” o “versión final” siendo preferente, “optar por nombrar diferentes versiones del fichero bien con letras, bien colocando la fecha”.
Las carpetas: Sólo las que de verdad sean necesarias y engloben temáticas o categorías distintas. Recomiendan, asimismo, evitar niveles excesivos de carpetas con otras subcarpetas en su interior y documentos sueltos y, al igual que en los ficheros, definir un criterio transversal para el nombramiento. La lógica colectiva, es decir, el sentido común, a la hora de almacenar cada documento dictará tanto los nombres como las asociaciones.
Por último, recuerda también que, aunque hay documentos que no saltan a la vista, siguen ahí almacenados por el olvido como son las descargas que efectuamos desde el correo electrónico o internet.
Los beneficios
Una vez enunciados los problemas, parece obvia la recompensa que obtenemos con una buena organización digital. Los beneficios que apuntan desde el Instituto Kaizen son los siguientes:
-Localización inmediata de los ficheros necesarios
-Reducción de los niveles de estrés y aumento de productividad persona
-Facilitad de compartir información
-Liberación de espacio en disco
-Aumento de la velocidad del equipo.
Noticia extraída de: emprendedores.es
