Cómo organizar el reparto de las vacaciones entre los empleados de su empresa

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Las empresas tienen que establecer normas generales para regular el reparto de los días, pero deben ofrecer flexibilidad para adaptarse a las necesidades de sus empleados.

La llegada de los meses de verano es sinónimo de vacaciones para la mayoría de empresas españolas. Pero en algunas compañías el reparto de estos días libres provoca enfrentamientos entre los compañeros y caos en la organización debido a la ausencia de una parte importante de la plantilla. En muchos casos, estos problemas están provocados por estructuras que siguen viejas rutinas, poco eficaces y sin flexibilidad para adaptarse a los casos individuales.

«Muchas empresas se obsesionan con mantener sus procesos productivos durante este periodo e infravaloran la importancia que las vacaciones tienen en los índices de satisfacción del personal, especialmente entre las nuevas generaciones», afirma Luis Goyares, director de People Excellence. Para satisfacer ambas necesidades, las empresas deben adoptar unos sistemas en los que establezcan los estándares básicos de funcionamiento, pero que se ajusten a las características de cada departamento y a las preferencias de sus empleados:

  • Distribución de los días. Aunque muchos no toman la iniciativa por temor a dar una mala impresión, la mayoría de los trabajadores prefiere conocer cuanto antes cuándo tendrá sus vacaciones. La única excepción son aquellos que dependen también de la disponibilidad del resto de miembros de su familia. Para encontrar el momento adecuado para hacer el reparto, el consejo de José Ramón Pin, profesor de comportamiento humano en IESE, es «empezar a hablarlo a finales de febrero y buscar el equilibrio entre las necesidades de todos el equipo». De esta forma, también se podrá planificar con suficiente antelación el funcionamiento de la empresa y sus departamentos durante esos meses. Para organizar el reparto, la recomendación de Goyanes es que «la compañía establezca un abanico amplio de días -por ejemplo, del 1 de julio al 15 de septiembre- durante los cuales los empleados pueden estar de vacaciones». También habrá que determinar los puestos que tienen que estar cubiertos en todo momento, por ejemplo que siempre haya un responsable de cada una de las secciones. Conviene que en la empresa exista un criterio claramente definido -los más habituales son la jerarquía o la antigüedad en la firma- para determinar quién tendrá prioridad para elegir sus días libres. Pero esto debe servir únicamente como último recurso, pues es preferible conceder flexibilidad a los empleados para que negocien entre ellos y otorgar a los cargos intermedios la tarea de coordinar y conciliar los intereses de cada uno.
  • Gestión de los conflictos. Las empresas no deben tener miedo a introducir diferentes normas para las vacaciones en función de las necesidades específicas que tenga cada uno de los departamentos. Para evitar el agravio comparativo, es importante explicar de manera honesta y directa los motivos que han llevado a tomar esta decisión, para lo que es fundamental la colaboración de los responsables de cada área. Solamente en aquellos casos en los que la sección se vea especialmente perjudicada -por ejemplo, teniendo las vacaciones en un periodo distinto al habitual- es buena idea introducir medidas de compensación, como otorgar más días libres.
  • Reparto de las tareas. Una vez distribuidos los días libres, conviene almacenar la información en un Excel u otro programa informático que esté accesible para el resto de los empleados. Teniendo en cuenta la plantilla que estará durante los distintos días, habrá que realizar un listado de tareas a desarrollar en cada periodo, priorizando las más importantes. Esto servirá para que los distintos responsables puedan transmitir la información necesaria a las personas que los van a sustituir durante su ausencia. Aunque en algunos casos es inevitable tener que contactar con los empleados cuando están de vacaciones, una buena labor de planificación consigue reducir estas interrupciones al mínimo, beneficiando así tanto al trabajador como a la compañía. Por último, cada vez más empresas apuestan por establecer la jornada continua durante los meses de verano. Cuando esta experiencia es positiva -permitiendo el ahorro de costes y la mejora de la productividad de los empleados-, se puede extender al resto del año. De manera similar, este periodo también puede ser muy útil para probar a los empleados en roles de mayor responsabilidad. Así, se podrá comprobar si un becario ha aprendido lo suficiente para ser contratado en septiembre o si un trabajador está preparado para ocupar un cargo directivo.

Cuándo conviene cerrar la empresa

Muchas empresas tienen el dilema de si deben cerrar por vacaciones, por ejemplo, durante el mes de agosto. Normalmente, esta decisión está determinada por lo que vayan a hacer los clientes, por lo que habrá que preguntarles sobre sus intenciones durante este periodo y evaluar si compensará mantener la actividad. En algunos casos, «para las compañías puede ser más interesante cerrar durante un mes que estar dos meses funcionando con sólo la mitad de su plantilla habitual», avisa José Ramón Pin, profesor de comportamiento humano en IESE. Según explica, esta medida tiene un efecto positivo tanto en los empleados como especialmente en el gerente, «que conseguirá desconectar completamente del negocio, algo que no conseguirá si está de vacaciones mientras la empresa sigue abierta». Además, estos periodos de cierre se pueden aprovechar para realizar mejoras como una renovación completa de las oficinas o una limpieza y puesta a punto del ‘software’ de los ordenadores.

Los errores más frecuentes

  1. Muchas empresas siguen ancladas en sus rutinas tradicionales en lugar de probar con otros métodos nuevos que permitan adaptarse mejor a las necesidades de la compañía y sus empleados.
  2. Una excesiva rigidez al establecer el período de vacaciones y las normas para elegir los días libres provoca el malestar en la plantilla. Las pymes deben ser flexibles para atender a los casos particulares.
  3. La falta de organización del proceso puede provocar que, cuando parte de la plantilla está ausente, no se realicen algunas tareas importantes porque no se ha nombrado a ningún responsable o no se le han explicado sus funciones.
  4. Una comunicación escasa provoca que la empresa no conozca las preferencias de sus empleados y que éstos, a su vez, no entiendan las necesidades de la organización.

Noticia extraída de: expansión.com